Gästeplanung
Tipps zur Erstellung eurer Hochzeitsgästeliste
Wen sollen wir einladen? Eine zentrale Frage eurer Hochzeitsplanung, die manchmal zu heißen Diskussionen führen kann. Natürlich möchtet ihr niemanden enttäuschen, ihr könnt aber auch nicht jeden einladen, den ihr kennt. Zum einen hat die Hochzeitslocation eine begrenzte Kapazität und zum anderen auch euer Budget.
Wer kann euren großen Tag besonders machen
Überlegt euch, wen ihr an eurem besonderen Tag wirklich dabei haben wollt. Notiert euch zu Beginn alle Namen möglicher Personen und Familien, die euch einfallen. Ihr könnt die Personen auch in verschiedene Gruppen einteilen:
- Familie: Eltern, Geschwister, Großeltern
- Verwandte und entfernte Verwandte
- Enge Freunde
- Freunde
- Arbeitskollegen
- Bekannte
- Vereinsmitglieder
Stellt euch folgende Fragen:
- Wer liegt euch besonders am Herzen?
- Mit wem habt ihr regelmäßig Kontakt?
- Kennt ihr den Namen des Partners?
- Werden diese Personen für einen einzigartigen Tag sorgen?
Lasst euch kein schlechtes Gewissen einreden. Man muss nicht jeden einladen, auch wenn ihr bei deren Hochzeit eingeladen wart. Das gilt auch für Verwandte: Wenn ihr keinen guten Kontakt zu gewissen Verwandten habt, dann wird sich das auch auf eurer Hochzeit nicht ändern. Fühlt euch nicht verpflichtet jemanden einzuladen zu dem ihr keinen Draht habt, nur weil ihr verwandt seid.
Kapazitäten und Buget
Die Hochzeitsgästeliste ist auch wichtig, damit ihr wisst, welche Hochzeitslocation für euch in Frage kommt. Nur so könnt ihr sicher gehen, dass alle Platz haben, die ihr dabei haben wollt. Eine grobe Gästeliste sollte somit vor der Locationauswahl feststehen.
Des Weiteren hat eure Hochzeitsgästeliste natürlich auch die größte Auswirkung auf euer Budget, da ihr für jeden Gast Ausgaben wie Papeterie, Deko, Speisen, Getränke und Gastgeschenke einkalkulieren müsst. 20 Gäste mehr oder weniger machen hier schnell einen Unterschied aus.
Polterabend, Hochzeitsfest oder After Wedding Party
Wenn ihr lieber im kleinen Kreis heiraten möchtet, aber trotzdem auch zum Beispiel mit eurem Verein feiern wollt, dann könnt ihr es auch bei einem Polterabend so richtig krachen lassen. Ihr könnt euch auch dazu entscheiden, dass ihr bei der Traulocation im kleinen Kreis heiratet und später bei der Hochzeitslocation eure Freunde, Arbeitskollegen und Co. zum Hochzeitsfest am späteren Nachmittag einladet. Viele Paare entscheiden sich auch ganz intim zu Zweit zu heiraten und feiern dann später eine After Wedding Party. Hier könnt ihr dann eure Gäste zum Beispiel ganz ungezwungen zu einer ausgelassenen Grillparty einladen. Euer Hochzeitstag soll euch gehören und ihr selbst entscheidet wie und mit wem ihr feiert.
Gästeliste zur Hochzeit als Excel-Liste
Am besten erstellt ihr eure Hochzeitsgästeliste im Excel, so habt ihr alles im Überblick. Nachdem ihr alle Namen eingetragen habt, die euch einfallen, markiert ihr diejenigen, die ihr auf jeden Fall dabei haben wollt. Ihr könnt davon ausgehen, dass ca. 5-10% absagen oder kurzfristig, z.B. wegen Krankheit nicht kommen können. Dann können Personen, die ihr „vielleicht“ bei eurer Hochzeit dabei haben wollt, nachrutschen. Die Excel-Liste ist auch nützlich, weil ihr hier noch weitere Informationen zur Tisch, Menü- und Hotelplanung zusammentragen könnt. Ich habe für euch einen Gästelistenmanager erstellt, der mit Formeln hinterlegt ist, sodass ihr stets die aktuellen Daten im Überblick habt:
- Übersicht der Zusagen für Standesamt, Trauung, Feier
- vollständige Kontaktdaten eurer Gäste
- Aufteilung der Gäste in Erwachsene und Kinder
- Besondere Aufgaben des Gastes (Trauzeuge, Helfer für Aufbau, Deko)
- Checkboxen für erledigte To-Do’s (Versendung Save-the-Date Karten, Einladungskarten, Dankeskarten)
- übersichtliche Menüplanung
- Besondere Angaben zum Essen (Vegetarier, Diabetiker, Allergiker usw.)
- Zuweisung zu den einzelnen Tischen
- Übernachtungs- und Hotelinfos inkl. Transfer
- Infos über erhaltene Geschenke (wichtig für die persönliche Danksagung)
- Hochzeitscountdown
Die Excel-Liste ist sehr einfach zu bedienen und nach euren Vorstellungen anpassbar. Hier findest du genauere Informationen zum Gästelistenmanager:
