Die Excel-Liste ist in zwei Registerblätter geteilt. Zum einen habt ihr ein Übersichtsblatt und zum anderen den Gästelistenmanager. Im Gästelistenmanager tragt ihr alle wichtigen Daten ein. Die Namen der Gäste sind fixiert, das heißt wenn ihr in der Excel-Liste nach rechts navigiert, habt ihr immer den Blick auf den Namen der Gäste und könnt dann die passenden Informationen zum jeweiligen Gast eintragen. Der Gästelistenmanager ist mit Formeln hinterlegt, sodass ihr dann auf dem Übersichtsblatt alle Eckdaten kompakt auf einen Blick habt.
Die Gästeliste für eure Hochzeit ist in verschiedene Kategorien aufgeteilt, sodass alles übersichtlich ist.
Kontaktdaten für die Einladung
Hier werden alle wichtigen Informationen wie Name, Anzahl Erwachsene, Anzahl Kinder, Postadresse und E-Mailadresse eurer Gäste festgehalten. So habt ihr eine gute Basis für die Gestaltung eurer Adressetiketten.
Zuordnung
In dieser Kategorie könnt ihr eintragen, zu welcher Gruppe die Gäste gehören, zum Beispiel Familie, Verwandte, Freunde, Arbeitskollegen. Außerdem könnt ihr hier den Gästen eine besondere Aufgabe zuweisen. Hier könnt ihr zum Beispiel vermerken, wer eure Trauzeugen sind, wer euch bei den Vorbereitungen hilft, wer das Brautauto fährt. Außerdem könnt ihr den Gästen auch eine Priorität von A-C zuweisen. Gäste mit der Priorität A wollt ihr auf jeden Fall dabei haben, Gäste mit der Priorität B wäre gut, wenn sie dabei sind, Gäste mit Priorität C wollt ihr vielleicht dabei haben. Sollten Gäste zum Beispiel mit der Priorität B absagen, dann können Gäste mit der Priorität C ganz einfach nachrücken. Ihr könnt davon ausgehen, dass ungefähr 5-10% der eingeladenen Gäste absagen werden.
Zusagen
Die Aussendung eurer Save-the-Date und Einladungskarten könnt ihr mit einfachen Checkboxen zum Abhaken festhalten. Dann habt ihr stets im Überblick, wer bereits eine Einladung bekommen hat. Danach könnt ihr die Zusagen in die Gästeliste für eure Hochzeit eintragen. Ein Countdown sagt euch wie lange die Gäste noch Zeit haben bis sie euch ihre Zu- oder Absage mitteilen. Nicht alle Gäste werden wahrscheinlich beim Standesamt, bei der Trauung und beim Abendessen dabei sein. Daher gibt es eine separate Aufteilung und es wird auch zwischen Erwachsene und Kinder unterschieden. Dies ist für den nächsten Punkt, der Menüplanung, wichtig.
Menüplanung
Wenn ihr vorab schon wissen müsst für welches Menü sich eure Gäste entscheiden, dann könnt ihr das in der Excel-Vorlage eintragen. Hier könnt ihr dann zwischen Menü 1, Menü 2, Menü 3 und Kindermenü wählen und auch eure Gäste bereits einem bestimmten Tisch zuweisen. Somit habt ihr dann schon eine Basis für eure Tisch- und Sitzordnung. Außerdem könnt ihr Informationen wie Allergien hier eintragen.
Hotelplanung
Wenn eure Gäste zur Hochzeit eine längere Anreise haben, werden sie wahrscheinlich im Hotel übernachten. In dieser Kategorie könnt ihr alle Informationen zur Hotelplanung eintragen. Solltet ihr zum Beispiel die Kategorie Hotelplanung nicht brauchen, dann könnt ihr diese Kategorie auch ganz einfach ausblenden.
Transport
Sollten eure Gäste einen Shuttle-Service zu euren Feierlichkeiten benötigen, dann könnt ihr diese Information in der Kategorie Transport eintragen. Vermerkt wie viele Sitzplätze gebraucht werden, dann seht ihr im Übersichtblatt die Gesamtanzahl der notwendigen Sitzplätze.
Geschenke
Nach der Hochzeit könnt ihr eintragen, welches Geschenk ihr bekommen habt. Damit könnt ihr euch individuell bei euren Gästen in der Dankeskarte bedanken und sobald ihr die Dankeskarte verschickt habt, könnt ihr auch hier wieder mittels Checkbox die Aufgabe abhaken.
Programmvoraussetzungen
Die Hochzeitsgästeliste ist im Excel-Format erstellt und für die Bearbeitung der Vorlage benötigst du Microsoft Excel.
Investition – Gästeliste Hochzeit
Der Gästelistenmanager kostet € 9,90 und nach Bezahlung kannst du dir die Excel-Liste sofort downloaden und gleich mit der Gästeplanung starten.
